Her şirketin sektörüne, şirket yapısına ve büyüklüğüne göre çeşitli hedefleri bulunur. Örneğin e-ticaret alanında yer alan bir şirketin nihai hedefi, müşterilere ulaşarak ürün satışı gerçekleştirmektir. Satış yoğunluğuna göre de şirket, başarısını ölçebilir.
Ancak şirketlerin başarısını ölçmek için ölçülebilir değerler belirlemesi oldukça önemli. Bir e-ticaret şirketi üzerinden gidecek olursak aylık 100 satış hedefi olan bu şirketin ayda toplam 90 satış yapmış olduğunu düşünelim. Buna göre bu şirket, satış yapmış olmasına rağmen belirlediği hedefe ulaşamamış olur. Böylece şirket, satışları artırmak yani belirlediği hedefe ulaşmak için yeni çalışmalar yapması ya da pazarlama stratejisini güncellemesi gerektiğini bu ölçülebilir hedef ile anlar. İşte, bu ölçülebilir hedefe de KPI denir.
O halde gelin, sadece satış alanında değil, bir şirketin büyüme veya gelişim stratejisini hayata geçirirken başarısını ölçmek için yol gösterici olan KPI nedir ve KPI nasıl belirlenir, daha detaylı incelemeye başlayalım.
KPI Ne Demek?
İlk olarak KPI belirleme ile ilgili detaylara geçmeden önce bu kavramı daha iyi anlamak için “KPI ne demek?” sorusunun cevabını öğrenelim.
Açılımı “key performance indicator” olan KPI kavramını, bir şirketin genel uzun vadeli performansını ölçmek için kullanılan bir dizi ölçülebilir temel performans göstergesi olarak tanımlamak mümkün.
Tabii satış alanında kullanılabileceği gibi bir şirket için ölçülebilir hedeflerin belirleneceği tüm alanlar için KPI’dan destek alınabilir. Finanstan insan kaynaklarına, pazarlamadan proje yönetimine kadar KPI’lar belirlenerek işin her alanında performans ölçümleri yapılabilir.
KPI Nasıl Belirlenir?
Küçükten büyüğe her şirket, gelişimine yönelik çeşitli hedefler belirler. Bu hedefler ise çalışan kadrosunu genişletmek, yeni yerlerde mağaza açmak, kârını artırmak gibi genel hedefler veya sosyal medya hesaplarında etkileşimi artırmak, şirket içinde çalışan sirkülasyonunu azaltmak, marka bilinirliğini artırmak gibi daha spesifik konularda da olabilir.
Ancak ister genel ister spesifik bir konuda hedef belirlensin, burada dikkat edilmesi gereken nokta ise hedefe ulaşmak için stratejik bir plan oluşturmaktır. Bu planın başarılı olup olmadığını anlamanın yolu ise KPI belirlemekten geçer. Peki, farklı hedefler için KPI nasıl belirlenir?
Her bir strateji için izlenecek metrikler farklı olsa da KPI belirlerken izlenecek adımlara dikkat ederek farklı hedefler için KPI belirlemek mümkün. O halde, doğru şekilde KPI belirlemek için izlenecek adımları inceleyelim:
Temel hedefleri belirleyin: İlk olarak temel hedeflerin ne olduğunu tanımlayarak başlayın. İnsan kaynakları için çalışan performansını artırmak, satış için yeni müşterilere ulaşmak gibi şirketin hedeflerine uyumlu bir şekilde farklı alanlarda temel hedefler belirleyebilirsiniz.
Amaçlanan sonuçları tanımlayın: Hedefleri belirledikten sonra başarıya ulaşmak için sonuçların ne olması gerektiğini belirleyin. Burada sonuçların ulaşılabilir ve ölçülebilir olmasına dikkat etmeniz gerekli. Çünkü bu sonuçlar, şirket performansını değerlendirmek için dikkat etmeniz gereken kriterler olacak.
Gecikmeli ve öncü göstergelerden yararlanın: Amaçlanan sonuçları belirlerken gecikmeli ve öncü göstergelerden yararlanabilirsiniz. Gecikmeli göstergeler, şirketin geçmiş performansı ile alakalı gelir ve kâr gibi değişkenlerdir. Öncü göstergeler ise hedeflere ulaşmaya yardımcı olacak eylemleri tanımlar.
Örneğin şirket kârını yükseltmek isteyen bir işletmeyi ele alalım. Geçmiş senelerdeki kârına ve yüksek kâr elde ettiği zamanlarda yaptığı çalışmalara bakarak ulaşılmak istenen kâr hedefini ve belirlenen hedefe ulaşmak için yapması gereken eylemleri daha net bir şekilde çıkarabilir.
Hedefleri ve eşikleri belirleyin: Temel hedefe yönelik stratejiyi hayata geçirirken stratejinin başarısını ölçümlemek için daha küçük hedefler ile dönemsel eşikler belirlemekte fayda var.
Örneğin bir sene içerisinde satışlarınızı %60 oranında artırmak istiyorsunuz. Ancak bir sene uzun bir süre ve bu stratejik hedefe ulaşmak için yaptığınız çalışmaların performansını değerlendirmek için 3 ayda %15 oranında satışları artırmak gibi bir eşik belirleyebilirsiniz. Böylece belirlediğiniz KPI hedefinin zaman içerisinde nerede olduğunu ve nereye gittiğini kontrol etmek daha kolaylaşır.
İlerlemeyi değerlendirin ve yeniden ayarlayın: Hedefe ulaşmak için sadece KPI belirlemek tabii ki yeterli değil. Çünkü süreç içerisinde değişimler meydana gelebilir. Bu nedenle ilerlemenin düzenli olarak takip edilmesi ve olası aksaklıklara göre hedefe yönelik stratejinin güncellenmesi oldukça önemli.
KPI Belirlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler Neler?
Şirketin stratejik hedeflerine ilerlemedeki başarısını ölçmek için KPI belirlemek önemli. Ancak bunun için doğru bir şekilde KPI belirlemek şart. Böylece hedefe yönelik strateji planını yönetebilir ve sonuca ulaşmak için plan çerçevesinde yapılan çalışmaları değerlendirebilirsiniz.
Bunun için de KPI belirlerken dikkat etmeniz gerekenler bulunuyor. Bunları ise şu şekilde sıralayabiliriz:
- Spesifik: Hedefe yönelik belirlediğiniz her bir KPI’ın neyi ölçmeyi amaçladığını ve bunun neden önemli olduğunu tanımlayın. Şirketin genel hedeflerine uygun ve amaca yönelik olacak şekilde daha spesifik KPI’lar belirleyerek şirketin gelişimini destekleyebilirsiniz.
- Ölçülebilir: Hedef belirlerken o hedefin başarısını anlamak için ölçülebilir olması gerekli. Örneğin “Şirketi büyütmek.” bir hedef. Ancak bu hedefe ulaşıldığını anlamak için bir sayısal veriden destek almanız şart. Bir sene içerisinde çalışan sayısını %20 oranında artırmak, şirketi büyütme hedefinde belirleyebileceğiniz ölçülebilir bir KPI olabilir.
- Ulaşılabilir: Tabii ki “sektörde öncü olmak” gibi büyük hedefler her şirketin ulaşmak istediği bir nokta. Ancak işletmenin yapısı, bulunduğu sektör, rakipleri gibi unsurlar şirket hedeflerini belirlerken dikkate alınmalıdır. Şirketin yapısına ve amaçlarına uygun bir şekilde büyük hedefler yerine KPI’ın ulaşılabilir ve gerçekçi olması oldukça önemli.
- Zamana bağlı: Bir hedef belirlediniz, ancak bu hedefe ulaşmak için bir zaman sınırlaması koymadınız diyelim. Böyle bir durumda stratejinizi uygulasanız bile hedefe giden yolda bir belirsizlik söz konusu olur. KPI belirlemede de belirttiğimiz gibi hedefe ulaşmak için bir zaman dilimi ve bu zaman çerçevesinde performansı değerlendirmek için eşikler belirleyin.
KPI Nasıl Hesaplanır?
Yukarıdaki unsurlara dikkat ederek finansal, müşteri, satış, pazarlama odaklı ve daha pek çok alana yönelik KPI’lar oluşturabilirsiniz. Peki, şirketin başarısını ölçmek için kullanılan bu temel performans göstergelerini nasıl hesaplayacaksınız? Bu sorunun cevabını verebilmek için belirlediğiniz hedef ve performansını değerlendirmek istediğiniz alana bakmak gerekli. Çünkü her alan ve hedefe göre hesaplamada kullanacağınız veriler değişebilir.
Diyelim ki pazarlama çalışmalarının satışlara katkısını ölçmek istiyorsunuz. Bunun için reklam, sosyal medya, organik arama gibi kanallardan gelen müşterilerin alışveriş verilerini çıkararak pazarlama çalışmaları ile elde ettiğiniz geliri bulabilirsiniz. Böylece şirketin toplam gelirinde pazarlamanın payını daha net bir şekilde görebilirsiniz.
Kısacası her bir departman ve hedef için bu hesaplamada ele alacağınız değerler farklılaştığından KPI hesaplamayı şirket hedeflerine uygun bir şekilde yapmanızda fayda var. Bu hedefleri doğru bir şekilde belirledikten sonra her bir departmanın, şirketin veya projenin KPI hesaplamasını yapabilirsiniz.
Tüm bu süreçte belirlenen KPI’lara ulaşmanın hem şirketin hem de çalışanların başarısı olduğunu unutmayın. Bu başarıyı ödüllendirerek çalışanlarınızın motivasyonunu artırabilir ve hedefe ulaşmak için gerekli olan çalışan performansını yükseltebilirsiniz. Çalışanlarınızın performansını ödüllendirmek için pratik ve operasyonel yükünüzü azaltacak bir ödüllendirme sistemi arıyorsanız Ticket Compliments Hediye Kartı tam size göre!
Ticket Compliments ile hem çalışanlarınıza pek çok markadan seçim özgürlüğü sunabilir hem de ödüllendirme sisteminde iş yükünüzü azaltabilirsiniz.
