BA/BS Formu Nedir? İşletmeler İçin Kapsamlı Rehber

İş dünyasında resmi evrak ve beyan süreçleri çoğu zaman karmaşık ve yorucu gibi görünür. Ancak bu belgeler, ticari işlemlerin şeffaflığı ve vergi denetiminin sağlıklı işlemesi açısından büyük önem taşır. BA/BS formları da bu süreçlerin önemli bir parçasıdır. İşletmeler için ne anlama geldiklerini, nasıl doldurulmaları gerektiğini ve 2025 yılı itibarıyla hangi yeniliklerin geldiğini tıpkı “Gelir testi nasıl yapılır?” yazımızda olduğu gibi ayrıntılı şekilde ele alacağız.

BA/BS Ne Demek? Açılımı ve Tanımı

BA formu “Mal ve Hizmet Alımlarına İlişkin Bildirim Formu” iken BS formu da “Mal ve Hizmet Satışlarına İlişkin Bildirim Formu” olarak kullanılır. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’na göre bilanço esasına göre defter tutan kişi veya kurumların KDV hariç 5.000 TL ve üstündeki mal ve hizmet alımlarını BS ve BA formları ile birlikte vergi dairelerine bildirmesi gerekir.

İşletmelerin düzenlediği fatura bilgilerinin karşı tarafla uyumlu olup olmadığı, bu formlar aracılığıyla denetlenir. BA/BS formları aylık olarak düzenlenir ve her bir faturanın tutarı 5.000 TL’yi aşıyorsa beyan edilmesi gerekir. Bu beyanlar hem alıcı hem de satıcı tarafından ayrı ayrı yapılır. Böylece çifte kontrol mekanizması işletilmiş olur. 

Peki, bütün ön muhasebe işlemlerine vakıf mısınız? Eğer cevabınız “Hayır” ise ya da bilgilerinizi güncellemeye ihtiyaç duyuyorsanız “Ön muhasebe nedir?” yazımızı ziyaret etmenizi öneririz.

BA/BS Formu Kimler Vermek Zorunda?

“İrsaliye nedir?” sorusu gibi “BA/BS formu nedir ve kimler bunu vermek zorunda?” sorusu da karşımıza sık sık çıkıyor. BA/BS formlarının ne olduğunun cevabını paylaşmışken kimlerin bu formları vermek zorunda olduğu sorusuna geçebiliriz.

Kolektif şirketler ile bilanço esasına göre defter tutan adi ortaklıklar, BA/BS formlarını şirket ya da ortaklık adına ve ilgili tüzel kişiliğin vergi kimlik numarasıyla sunmalıdır. Bu tür bildirimlerin, ortaklardan herhangi birinin vergi numarasıyla yapılması durumunda formlar geçersiz sayılır ve hiç verilmemiş kabul edilir.

Birden fazla şubesi bulunan mükelleflerin ise merkez üzerinden hem merkez hem de tüm şubeleri kapsayacak şekilde konsolide edilmiş biçimde bildirimde bulunması gerekir.

BA/BS Verme Zorunluluğu Olmayanlar Kimler?

Bilanço esasına göre defter tutarken işletme hesabı esasına geçen mükellefler, bu geçişin yapıldığı hesap döneminden itibaren BA/BS bildirimi yapma yükümlülüğünden muaf tutulur. Kurumlar vergisinden istisna olan mükellefler ise muafiyetin başladığı hesap döneminden itibaren BA/BS formu düzenlemek zorunda değildir.

BA/BS Formu Kalktı mı? 2025 Güncellemeleri

Bilindiği üzere Vergi Usul Kanunu uyarınca bilanço esasına uygun olarak defter tutan mükellefler mal ve hizmet alımlarını BA formu, satışlarını ise BS formu ile bildiriyordu. Ancak elektronik belge uygulamalarının günden güne yaygınlaşması, kamu kurumları arasında bilgi paylaşımının daha etkin hale gelmesi ve belgeleri kolaylaşması gibi nedenlerle Eylül 2024 itibarıyla bu bildirimlerin verilmesi uygulaması sona erdirildi.

Dolayısıyla Eylül 2024 dönemi ve sonrasındaki dönemler için BA – BS formu bildirimleri verilmeyecek. Ancak Eylül 2024 öncesindeki dönemler için mevcut tebliğlerin yapılmış olması gerekiyor.

BA/BS Formu Nasıl Verilir? Adım Adım Süreç

BA/BS formlarının hazırlanması için öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’nın web sitesinden Beyanname Düzenleme Programı’nın indirilmesi gerekir. Program kurulduktan sonra ilgili kısımlara KDV hariç toplam fatura sayısı ve tutarı girilmelidir. Beyan edilen tutarların Türk lirası cinsinden yalnızca tam sayı şeklinde girilmesi istenir, kuruş bilgisi dahil edilmez. Örneğin 20.030,50 TL tutarındaki bir fatura, sisteme 20.030 TL olarak kaydedilir. Form doldurulurken aşağıdaki detaylara özellikle dikkat edilmelidir:

• İşletmeler, birden fazla şubede gerçekleşen işlemleri muhasebe kayıtlarında ayrı ayrı izlese de BA/BS formlarında bu işlemler toplu olarak tek satır halinde bildirmelidir.
• Eğer ithalat işlemleri söz konusuysa BA formuna giriş yapılırken dikkate alınması gereken tarih, gümrük beyannamesinin kapandığı tarih olmalıdır. İhracat işlemlerinde ise BS formunda ürün ya da hizmetin yurt dışına fiilen gönderildiği tarih esas alınmalıdır.
• Bildirim formlarında taraf bilgileri kodlanırken ithalat işlemleri için vergi kimlik numarası "1111111111", ihracat işlemleri için ise "2222222222" olarak belirtilmelidir.
• Formların eksiksiz ve doğru bir şekilde hazırlanabilmesi için işlem yapılan taraflara ait T.C. kimlik numarası ya da vergi kimlik numarasının eksiksiz ve hatasız yazılması şarttır.
• Alım-satım yapılan kişi ya da kurumların bilgilerinin beyannameye tam ve doğru şekilde girilmesi büyük önem taşır. Eğer bu bilgiler gerçek durumu yansıtmıyorsa öncelikle ilgili idari veya adli kurumlardan bu yanlışlığı gösteren belge temin edilmelidir. Sonrasında söz konusu belgeye dayanarak ilgili tarafın adı-soyadı ya da unvanı forma eklenmeli, fatura tutarı ve sayısıyla birlikte beyanname tamamlanmalıdır.

BA/BS Beyan Süresi ve Düzeltme Süreci

BA/BS formları her ayın son günü akşamına kadar verilir. Bu süre içerisinde formlar eksiksiz ve hatasız şekilde sisteme girilmelidir. Eğer formda hata yapılmışsa ya da eksik bilgi girilmişse düzeltme beyannamesi verilebilir. Ancak bu düzeltmelerin de süresi sınırlıdır. Düzeltme beyanı, asıl beyan tarihinden sonra 15 gün içinde yapılmalıdır. Aksi takdirde cezai işlem uygulanabilir.

BA/BS Formu Cezaları Nelerdir?

BA/BS formlarının zamanında verilmemesi ya da eksik bilgi içermesi halinde ciddi cezalarla karşılaşmak mümkündür. Eksik veya yanıltıcı bilgi verilmesi de aynı şekilde cezalandırılır.

Ayrıca formun içeriğinde kasıtlı yanlışlık varsa ya da karşı tarafla mutabakat sağlanamamışsa bu da ayrıca denetime takılabilir. Maliye, karşılaştırmalı kontroller yaptığı için alıcı ile satıcının beyanlarının tutarlı olması gerekir. Aksi halde her iki tarafa da ceza kesilebilir. Bu nedenle beyan öncesi mutabakat yapılması kritik önemdedir.

BA/BS Mutabakat Formu Örneği ve Kullanımı

BA/BS mutabakat formu, karşılıklı olarak düzenlenen ve üzerinde alış ya da satış tutarlarının yer aldığı bir belgedir. Bu form, alıcı ve satıcı arasında imzalanarak BA/BS formlarına esas alınan işlemlerin karşılıklı olarak teyit edildiğini gösterir. Mutabakat formu resmi bir zorunluluk olmasa da olası denetimlerde işletmeler için büyük bir kurtarıcı olabilir.

Örneğin A firması ocak ayında B firmasına 6.000 TL’lik mal sattıysa B firmasının da bu satışı BA formunda beyan etmesi gerekir. Mutabakat formu, her iki tarafın aynı işlemi doğru şekilde beyan ettiğini belgelemek için kullanılır. Bu belge genellikle e-posta yoluyla paylaşılır ve taraflar arasında arşivlenir.

BA/BS formları, ilk bakışta bürokratik bir yük gibi görünse de işletmeler için ticari şeffaflığın ve mali disiplinin temel taşlarından biridir. Bu formları düzenli ve dikkatli şekilde beyan eden işletmeler yalnızca cezai risklerden korunmakla kalmaz, aynı zamanda karşılıklı güvenin sağlandığı bir ticaret ortamının da parçası olurlar.

BA/BS Hakkında Sık Sorulan Sorular

BA/BS formu kimler vermek zorundadır?

Vergi mükellefi olan ve bir ay içinde 5.000 TL’yi aşan faturalı alış ya da satış yapan tüm işletmeler bu formu vermekle yükümlüdür.

BA/BS formu ne zaman verilir?

Her ayın son gününde e-Beyanname sistemi üzerinden verilmelidir.

BA/BS formu kalktı mı?

Eylül 2024 itibarıyla BA/BS formu uygulaması sona erdirildi.

BA/BS cezası ne kadar?

Halihazırda uygulama son bulduğu için bir cezası bulunmaz.

BA/BS formu nasıl hazırlanır?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sisteminden form alınır, ilgili faturalar girilir ve mali müşavir ya da yetkili tarafından sistemden gönderilir.