İade Faturası Nedir?

Ticari hayatta mal ve hizmet alım satımı kadar iade süreçleri de önemli bir yer tutar. Çeşitli sebeplerle yapılan iadeler hem alıcı hem de satıcı açısından dikkatli bir şekilde yönetilmelidir. Bu sürecin en kritik adımlarından biri de iade faturası düzenlemektir. Üstelik yanlış kesilen ya da zamanında düzenlenmeyen iade faturaları, mali açıdan ciddi sorunlara yol açabilir.

İade faturasının ne olduğundan nasıl kesileceğine, muhasebe kayıtlarından yasal sürelere kadar tüm detayları sade ve anlaşılır bir şekilde ele aldığımız bu rehberimizin yanı sıra fatura türlerine dair detayları merak ediyorsanız “Proforma fatura nedir?” sorusunu cevapladığımız diğer rehberimize de göz atabilirsiniz.

İade Faturası Tanımı ve Önemi

İade faturası, satışı yapılmış bir ürünün iade edilmesi halinde kesilen fatura türüdür. Tüketicilerin satın aldıkları ürünlerin tamamı veya bir kısmını iade etme hakları bulunur. Yasal haklar çerçevesinde uygun bir biçimde ürün iadesi yapıldığı takdirde her ticari işlemde olduğu gibi fatura kesilmelidir.

Dolayısıyla bu faturanın kesilebilmesi için öncelikli şart, ürünün iadesinin söz konusu olmasıdır. Fatura yasal formata uygun şekilde kesilerek iade işlemi ticari bir faaliyet olarak kayıt altına alınmalıdır.

Buna ek olarak normal faturalarda geriye dönük işlem yapılıp yapılamayacağını merak ediyorsanız da “Geriye dönük fatura kesilir mi?” yazımıza göz atabilirsiniz.

İade Faturası Nasıl Kesilir? Adım Adım Süreç

İade faturası kesme yöntemleri, kâğıt olarak basılı durumdaki matbu fatura veya e-Fatura kesilme tercihine göre değişiklik gösterir.

Matbu iade faturası, normal fatura koçanıyla kesilmelidir. Düzenlenen faturanın üstüne ise iade faturası olduğunu belirten bir ibare eklenmelidir. Ürüne dair bütün bilgilerin, satış faturasındaki hali ile birebir aynı olduğuna dikkat edilmelidir. Tutar bölümünde ise değişiklik olmuşsa dahi güncel fiyat değil, ürünün satıldığı andaki fiyatı yazılmalıdır. Aynı zamanda iade edilen ürünler için birim belirtilmesi gerekir. KDV ya da diğer vergi oranlarında herhangi bir değişim olmuşsa tıpkı tutar bölümünde olduğu gibi bu bilgiler de satış faturasının düzenlendiği tarihteki oranlar baz alınarak doldurulmalıdır.

e-Arşiv ya da e-Fatura yoluyla iade faturası oluştururken kullandığınız sisteme giriş yaptıktan sonra fatura düzenleme adımında “İade” seçeneğini seçmeniz yeterli olacaktır. Bu seçimden sonra iade faturanızı kolayca kesebilirsiniz.

Tevkifatlı iade faturasına geçiş yapmadan önce dilerseniz “Tevkifatlı fatura nedir?” yazımızı inceleyerek bu fatura türüne dair detaylı bilgi edinebilirsiniz.

Tevkifatlı İade Faturası Nasıl Kesilir?

Tevkifatlı iade faturası, tevkifata tabi bir mal veya hizmet iadesinde düzenlenen özel bir faturadır. Tevkifat, KDV’nin alıcı tarafından kısmen ödenmesi anlamına gelir ve bu durum iade faturasında da dikkate alınır. İade işlemi yapılırken satışta uygulanan tevkifat oranı ve hesaplanan tutarların doğru şekilde belirtilmesi zorunludur.

Örneğin bir hizmet alımı tevkifata tabi ise ve alıcı, KDV’nin bir kısmını vergi dairesine ödemişse iade faturasında da aynı tevkifat oranları geçerli olur. İade faturasında; mal veya hizmetin bedeli, KDV oranı ve tevkifat oranı açıkça gösterilmelidir. Böylece iade sırasında KDV’nin hangi kısmının satıcıya, hangi kısmının vergi dairesine ait olduğu netleşir.

Tevkifatlı iade faturası keserken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, satıcı ve alıcının beyanlarının uyumlu olmasıdır. Aksi halde KDV beyannamelerinde tutarsızlıklar meydana gelir ve vergi dairesi incelemelerinde sorun yaşanabilir. Bu nedenle muhasebe departmanlarının süreci titizlikle yürütmesi şarttır.

E-fatura sisteminde tevkifatlı iade faturasının düzenlenmesi ise standart iade faturasına benzer şekilde yapılır. Ancak fatura tipi olarak "İade" seçilir ve tevkifat kodları doğru girilir. Sistem, tevkifat bilgilerini otomatik olarak işler ve taraflar arasında hatasız bir mutabakat sağlanır.

İade Faturası Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılır?

İade faturalarının muhasebe kaydı, işletmenin alıcı ya da satıcı oluşuna göre farklılaşır. Genel yapı itibarıyla iade faturalarının muhasebeleştirilme süreçlerini şöyle özetleyebiliriz:

1. Alıştan İade Muhasebe Kaydı

İşletmenin tedarikçiye karşı düzenlediği alıştan iade faturasında;

• Stok kayıtlarının düşülmesi,
• Borçlar hesabının azaltılması,
• KDV hesaplarının düzeltilmesi işlemlerinin muhasebe kayıtları yapılmalıdır.

2. Satıştan İade Muhasebe Kaydı

Müşteriden gelen iade ürünün faturasını kesen işletmeler;

Stok hesaplarının artırılması,

Alacaklar hesabının azaltılması,

KDV hesabının düzeltilmesi işlemlerini yaparak iade faturasının muhasebe kaydını tamamlar. 

İade Faturası Süresi ve Yasal Detaylar

İade faturalarının 7 gün içinde ön muhasebe programları ya da e-fatura entegratörleri aracılığıyla sisteme alınıp işletilmesi gerekir. Dolayısıyla iade faturaları, faturaların kesildiği günden itibaren 7 gün içinde oluşturulmalıdır.

İade faturası, ticari işlemlerin en hassas adımlarından biridir ve hem alıcı hem de satıcı için mali sorumluluklar doğurur. Süreçlerin doğru ve zamanında yürütülmesi, ticari güveni artırırken olası vergi cezalarının da önüne geçer. Tevkifatlı işlemlerden muhasebe kayıtlarına, yasal sürelerden e-fatura düzenlemelerine kadar tüm detaylara hakim olmak, işletmelerin sağlıklı büyümesi için vazgeçilmezdir. 

Sık Sorulan Sorular

İade faturası ne zaman kesilmelidir?

Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun kapsamında tüketiciler, satın aldıkları ürünü 14 gün içinde iade edebilir. Dolayısıyla iade faturası da satışın yapıldığı günden sonraki 14 gün içinde tüketicinin ürünü iade ettiği gün kesilmelidir.

Tevkifatlı iade faturası nasıl düzenlenir?

Tevkifatlı satışta uygulanan oran ve tutarlar dikkate alınarak iade faturasına aynı oranlar yazılır. Tevkifat bilgileri açıkça belirtilmeli ve KDV hesaplamaları doğru yapılmalıdır.

İade faturası muhasebe kaydı nasıl yapılır?

Alıcı tarafında, iade edilen mal "Ticari Mallar Hesabı"ndan çıkarılır ve "Satıcılar Hesabı"na borç kaydedilir. Satıcı ise malı "Ticari Mallar Hesabı"na borç, "Satışlar Hesabı"na alacak olarak kaydeder.

E-fatura ile iade faturası nasıl kesilir?

E-fatura sistemine giriş yapılarak fatura tipi olarak "İade" seçilir ve ilgili satış faturası referans gösterilir. Tevkifat veya KDV detayları girilerek işlem tamamlanır.

İade faturası süresi var mıdır?

Evet, iade faturası yasal süreler içinde düzenlenmelidir. KDV beyannamesi açısından beyan döneminde tamamlanması, ticaret hukuku açısından ise sözleşmede belirtilen süreler içinde yapılması zorunludur.