Günümüz iş dünyası, yüksek rekabetin bulunduğu bir düzene sahip. Bu düzen içerisinde bir şirketin farklılaşmasının ve ön plana çıkmasının yolu ise sürekli kendini geliştirmesinden geçiyor. “Peki, bir şirketi geliştirmek için neler yapılmalı?” diyorsanız öncelikle şirketin yönetim anlayışını incelemeniz gerekli. Çünkü unutmayın ki yönetimde aksaklık olması halinde bu tüm iş süreçlerini etkileyecektir. Peki, tüm çalışanların iş süreçlerini geliştirmeye ve iyileştirmeye odaklandığı bir şirket kültürü yaratmak ister misiniz? Cevabınız “Evet” ise kaizen felsefesi ile tanışmanın zamanı geldi.
O halde, iş süreçlerinde gelişime odaklanan ve bir kurum kültürü oluşturmak için etkili bir yöntem olan kaizen nedir, incelemeye başlayalım.
Kaizen Ne Demek?
Japoncada değişim anlamına gelen “Kai” ve daha iyiye doğru anlamı taşıyan “Zen” kelimelerinin birleşiminden oluşan kaizen terimi, “sürekli iyileştirme” anlamı taşır. Değişim odaklı bu anlayışın temelinde ise küçük adımlarla büyük sonuçlar yaratılacağı ve yaşamın her alanında sürekli olarak geliştirme gerekliliği inancı hakimdir.
Bu felsefeyi ortaya çıkaran Kaizen Enstitü Kurucusu Masaaki Imai; kişisel, sosyal, ev ve çalışma yaşamında sürekli gelişim anlamına gelen kaizen’i aynı zamanda bir iş geliştirme yöntemi olarak tanımlamıştır. 1986 yılında kaizen, ilk defa sistematik bir yönetim metodolojisi olarak dünyaya tanıtıldıktan sonra pek çok şirket, yönetim süreçlerinde bu anlayışı benimsedi.
Kaizen felsefesi ile stratejilerini geliştiren şirketlerde her çalışanın sürekli iyileştirme ve gelişime odaklandığı bir çalışma prensibi esas alınır. Böylece daha iyiye ulaşma yolunda güçlü bir ekip yaratmak üzere şirket içinde kolektif yetenekler birleştirilir.
Kaizen Felsefesi ile Yönetim Anlayışı
Sürekli iyileştirme ve gelişim, kaizen felsefenin temel noktasıdır. Bu felsefeye göre herkes ve her şey iyileştirilebilir. Yani yönetim anlayışı olarak kaizen felsefesi ile ilerleyen bir şirketin “Ben en iyisiyim.” demek yerine her zaman “Daha iyi nasıl olunur?” diye sorgulaması gerekir. Çünkü bu felsefede amaç; mükemmele ulaşmak değil, sürekli gelişerek daha iyi olmaktır.
Kaizen; küçük vadede iyileşme, uzun vadede gelişim sağlamaya yönelik olduğu için her çalışanın iyileştirme sürecine katkısı olacağını benimser. Bu nedenle sadece yöneticiler özelinde değil, tüm çalışanların süreç içerisinde gelişimi destekleyici fikirlerine önem verilir. Çünkü Kaizen’in temel fikri, belirli görevleri ve faaliyetleri gerçekleştiren kişilerin bu işler hakkında en fazla bilgiye sahip olmasıdır. Bu kişileri, değişimi etkilemeye teşvik etmek ise iyileştirme için en iyi stratejidir.
Tüm bunlara göre kaizen felsefesi ile ilerleyen bir yönetim anlayışı sayesinde kalite ve verimlilik alanında, yönetim-çalışan ilişkilerinin ilerlemesinde küçük adımlar atılarak büyük sonuçlar elde edilebilir.
Ancak şunu unutmayın ki kaizen, bir iş ya da proje için uygulanacak bir stratejiden öte bir çalışma felsefedir. Bu felsefenin benimsenip iş süreçlerine etkin olarak uygulanması için ilk olarak bireysel hareket etmek yerine tüm çalışanlara bu anlayış doğrultusunda takım olarak hareket etme bilinci kazandırılmalıdır.
Kaizen’in 5 İlkesi Nedir?
Bir iş geliştirme yöntemi olarak kaizen uygulaması temelde 5 ilkeye dayanır. Kaizen Enstitüsü tarafından kaizen’in özü olarak adlandırılan bu 5 ilkeyi şu şekilde sıralayabiliriz:
- Müşteri değeri yaratmak: Bunu sağlamak için müşterilerin ilgili alanlarına odaklanılması gerekir. Böylece müşterilerin ilgi alanlarına göre deneyimler sunabilirsiniz.
- Sıfır atık hedefi: Kaizen’in amaçlarından biri olan israfı ortadan kaldırmak için sıfır atık hedefi ile çalışmalarınızı sürdürmelisiniz. Bunun için de kurum içindeki tüm çalışanların iyileştirme ve sıfır atık bilinci ile çalışması oldukça önemli.
- Eylemi takip etmek: Bu ilke, kaizen felsefesinde “Gemba’ya gitmek” olarak tanımlanır. Gemba ise Japoncada “gerçek yer” anlamına gelir. Örneğin bu ilkeye göre üretim tesisinde iyileştirmeler yapmak için tesise gitmeli ve üretim tesisinde çalışanlardan bilgi almalısınız.
- Ekipleri katkı sağlaması için organize etmek: Kaizen’de bireysellik değil, kolektif çalışma ve gelişim önemlidir. Bu nedenle ekiplerin organize edilmesi ve tüm çalışanların iyileştirme için katkı sağlaması gerekir.
- Şeffaf olmak: Performans ve gelişimi görmek için gerçek veriler üzerinden bir değerlendirme yapılmalıdır. Çünkü kaizen felsefesinin yaratıcısı Masaaki Imai’nin de dediği gibi “Hatalar kabul edilmedikçe ilerleme olmaz.”
Tüm bu ilkeler, kurum içinde sürekli iyileştirme kültürünün benimsenmesi için oldukça önemlidir. Kaizen felsefesinin temelini oluşturan bu ilkelerin benimsenmesi sayesinde gelişim ve iyileştirmeye odaklı bir çalışma süreci sürekli hale getirilebilir.
Kaizen Tekniği Nasıl Uygulanır?
İlkelerinden de anlaşılacağı gibi kaizen felsefesi, sürekli iyileştirmeye dayalı bir anlayışa sahip. Kaizen’in özünü oluşturan ilkeler ile bu iyileştirme anlayışını kurum içinde benimsemek mümkün. Ancak eylemler bazında değerlendirecek olursak kaizen’in uygulama detaylarını incelemek gerekli. Peki, yönetim veya üretimde iyileştirme yapmak için Kaizen felsefesi teknik açıdan nasıl uygulanır? Bunun için PUKÖ yani “planla, uygula, kontrol et ve önlem al” döngüsü ile hareket edilmesi gerekir.
Şimdi, PUKÖ döngüsü olarak bilinen bu eylem planının adımlarını inceleyelim:
Planla: İlk olarak hedeflerinizi belirlemelisiniz. Ancak hedefleri belirlerken kazanç odaklı olmak yerine kalite odaklı olmalı ve kaizen’in ilkelerinden biri olacak şekilde müşteri değeri yaratmayı ön planda tutmalısınız. Güncel durumu analiz ederek iyileştirme yapılması gereken alanları çıkarabilir ve buna göre bir plan oluşturabilirsiniz.
Uygula: Plan oluşturduktan sonra iyileştirme çalışmalarını uygulamaya başlayabilirsiniz.
Kontrol et: Tabii ki uygulama aşamasında çeşitli problemler ya da planlamada eksik detaylar ortaya çıkabilir. Bu nedenle uygulamayı sürekli olarak kontrol etmek ve yerinde analiz yapmak, problemleri saptamak için oldukça önemli. Unutmayın ki problemin olduğu yerde iyileştirme için de bir potansiyel vardır. Bu nedenle düzenli kontrol ile sürekli iyileştirmeyi destekleyebilirsiniz.
Önlem al: Bu aşamada iyileştirilmiş süreç, ürün ya da hizmet, artık mevcut durum haline gelir. Ancak sürekli iyileştirme odaklı olan kaizen felsefesine göre bu mevcut durumu da her zaman daha iyiye ulaştırma potansiyeliniz vardır. İyileştirmenin kalıcı olması ve daha iyi hale gelmesi için PUKÖ döngüsünde devam etmelisiniz.
PUKÖ döngüsü sayesinde yapılacaklara, problemlere ve iyileştirilecek noktalara odaklanarak kaizen felsefesini iş yönetiminin bir parçası haline getirmeniz mümkün.
Kısacası kaizen felsefesi benimsenen bir çalışma ortamında sonuçtan çok sürece odaklanılır. Çünkü sonuç, her zaman daha iyi olacak şekilde geliştirilebilir.
Tabii ki bir çalışma felsefesi olarak kaizen’i benimsemenin ve süreçleri daha iyi hale getirmenin temeli, tüm bu süreç gelişiminde çalışanların sürece dahil olmasından ve fikirlerinin dinlenmesinden geçiyor. Çalışanların sürece katkı sağlayarak iyileştirmeye destek sunmaları için teşvik edici olmanız oldukça önemli. Bunun için de çalışanların motivasyonunun ve şirket bağlılığının geliştirilmesi için çalışmalar yapılabilir. “Peki, ne yapabiliriz?” diye düşünüyorsanız kurumsal wellbeing uygulamalarından destek alabilirsiniz.
Şirket kültürü oluşmasına yardımcı olan kurumsal wellbeing uygulamaları hakkında detaylı bilgi için “Kurumsal Wellbeing Nasıl Sağlanır?” yazımızı okuyabilirsiniz.
