İşletme defteri nedir? Kimler işletme defteri tutmalı?

Vergi Usul Kanunu gerek ticaretle ilgilenen gerçek kişilere gerekse tüzel kişiliği olan şirketlere bazı defterleri tutmayı zorunlu kılıyor. İşletme defteri de yasal olarak tutulması gereken defterler arasında yer alıyor. Yasal belge niteliğinde olan işletme defterine dair merak ettiğiniz soruların yanıtlarını bu yazımızda bulabilirsiniz.

İşletme defteri nedir?

İşletme defterini, “ikinci sınıf tüccarların işletme sistemi hesabına göre tutmakla yükümlü oldukları yasal defter” olarak tanımlayabiliriz. İkinci sınıf tüccarların tüm gelir ve giderlerini belgeleriyle beraber kayıt atlına aldıkları işletme defteri, belli kullanım kuralları olan yasal bir belge niteliğine de sahip. İkinci sınıf tüccar tanımlaması, birinci sınıf tüccar olma kriterlerini karşılamayan tüm tüccarlar için kullanılıyor. Tüm ticaret şirketleri ve kurumlar vergisine tabi olan tüzel kişiler, birinci sınıf tüccar olarak kabul ediliyor. Gerçek kişi olan tüccarların sınıfları ise mal alış-satış rakamlarının toplam tutarına, gayri safi iş hasılatına ve bu hasılatın 5 katının yıllık satışlar ile toplanmasıyla elde edilen rakama göre saptanıyor. Bu üç kriterin çerçevesi, her yıl Maliye Bakanlığı’nca yeniden hesaplanarak kamuoyuyla paylaşılıyor. Tüccar bu üç kriterden birini bile sağlasa birinci sınıf tüccar olarak kabul ediliyor. 

Tüccarlar zaman içerisinde belirlenen limitler dahilinde sınıf değiştirebiliyor. 2022 yılı itibarıyla birinci sınıf tüccar olmak için yıllık 890.000 TL’lik alış ya da 1.270.000 TL’lik satış yapmak veya 440.000 TL’lik gayri safi iş hasılatına sahip olmak gerekiyor. Üçüncü seçenek ise iş hasılatının 5 ile çarpımıyla elde edilen rakama yıllık satış toplamını ekleyerek 890.000 TL’yi tutturabilmek.

İkinci sınıf tüccar olarak tanımlanan ve daha küçük ölçekte işler yapan tüccarlar, birinci sınıf tüccarların tutmakla yükümlü oldukları envanter defteri, günlük defter (yevmiye defteri) ve büyük defter (defter-i kebir) yerine sadece işletme defteri tutmak gibi bir avantaja sahip. Sol tarafa giderlerin, sağ tarafa gelirlerin yazıldığı işletme defterinin Gelir İdaresi Başkanlığı’nın web sitesi üzerinden elektronik ortamda da tutulması gerekiyor. İşletme defterlerinin elektronik ortamda tutulması, vergi kayıplarının önlenmesi amacıyla 01.01.2019 tarihi itibarıyla zorunlu hale getirilmiş bulunuyor.

İşletme defterini kimler tutar?

İşletme defterini yasal olarak gerçek kişi olarak faaliyet gösteren tüccarın kendisinin tutabileceği gibi, tüccarın bu işi yapmakla görevlendirdiği bir çalışanının tutmasında da bir sakınca bulunmuyor. İşletme defteri tutmak, muhasebe bilgisi gerektiren, teknik bilgi ve özen isteyen bir iş olduğu için bir muhasebeciyle çalışmak da tercih edilebiliyor.

Tüccarın defteri kendi tutması halinde gerekli kurallara uyması, tüm harcama ve gelirlerini faturalandırması; bu harcama ve gelirleri günü gününe, fatura numarasıyla, uygun bir şekilde kayıt altına alması gerekiyor. Gelir İdare Başkanlığı’na 3 aylık dönemlerle, elektronik ortamda gönderilen belgelerin teslim tarihine dikkat etmek de büyük önem taşıyor.

İşletme defteri kaydı ne zaman yapılmalıdır?

İşletme defterinin hem kullanmaya başlamadan önce hem de her takvim yılı öncesinde mutlaka onaylanması gerekiyor. Onaylanan işletme kayıt defterinde harcama ve gelirlerin kaydının günlük olarak tutulması ve faturaların titizlikle saklanması büyük önem taşıyor. Şirketin genel bilançosunu, gelir – gider durumunu da gösteren ve içerdiği bilgiler doğrultusunda ödenecek vergi miktarının da tespit edilmesini sağlayan işletme defterinin 3 aylık periyotlarla, bu 3 aylık dönemi takip eden ayın sonuna kadar elektronik ortama aktarılması gerekiyor.

Örneğin 2023 yılının ilk 3 ayına ait gelir ve giderlerin nisan ayı; nisan, mayıs ve haziran ayına ait gelir ve giderlerin ise temmuz ayı sonuna kadar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın web sitesindeki sisteme girilmesi gerekiyor. İşletme defterinin sisteme girilmesi gereken süre içerisinde elektronik ortama aktarılmaması usulsüzlük cezasına sebep olabiliyor. Usulsüzlük cezasının yanı sıra KDV iadesi sürecinde zorluklar çıkmasını önlemek için de elektronik ortamda işletme defteri kayıtlarının belirlenen süre içinde tamamlanarak onaylatılması gerekiyor.

İşletme defterini mükellef kendisi tutabilir mi?

Mükellefin, işletme defterini kendisinin tutmasıyla ilgili yasal bir engel bulunmuyor. Yine de işletme defteri tutmak özen göstermeyi ve zaman ayırmayı gerektiren, riskler içeren teknik bir iş olduğu için mükellefler, kendileri defter tutmak yerine bu işi profesyonel olarak yapan bir muhasebeciyle çalışmayı tercih edebiliyor. Muhasebe işlemleri için ek bütçe ayırmak istemeyen ve kısmen daha küçük ölçekli mükellefler, işletme defterini kendisi tutabiliyor.

Esnaflar işletme defteri tutar mı?

Kanunla belirlenen istisnalar dışında kalan esnaflar da ikinci derece tüccarlar gibi işletme defteri tutuyor. Buna karşın gelir vergisine tabi olmayan esnaflar için işletme defteri tutma zorunluluğu bulunmuyor. Gelir vergisine tabi olmayan esnaflar Vergi Muafiyeti Kanunu’nun 9. maddesince belirleniyor. Genel olarak bu madde; gezici olarak satış yapan esnafları, ayakkabı boyacılarını, çilingirleri, hamalları; köylerde yine gezici olarak kalaycılık, bileyicilik, hallaçlık gibi zanaat işlerini yapanları kapsıyor.

Ayrıca motorsuz araç ya da at, eşek vb. hayvanların çektiği arabalarla nakliyecilik yapanların; ziraat işlerinde kullandıkları hayvan, traktör veya sandallarıyla zaman zaman eşya ya da insan taşıyan çiftçi ya da balıkçıların, bu faaliyetlerinden dolayı işletme defteri tutması gerekmiyor.

Evde kendi imal ettikleri el yapımı tekstil ve hediyelik eşya ürünlerinin yanı sıra kek, börek gibi ürünleri iş yeri açmadan, kermes gibi etkinliklerde satan ev hanımları ile hurdacılar, eskiciler ve bu işlere benzer işler yapanların da işletme defteri tutma yükümlülüğü bulunmuyor. Bu esnafların işletme defteri tutmamak için bağlı bulundukları vergi dairesinden, gelir vergisinden muaf olduklarına dair bir belge alması gerekiyor.

İşletme defterini kim onaylar?

2019 yılından bu yana elektronik ortamda tutulan işletme defterleri Gelir İdare Başkanlığı’nca onaylanıyor. 2019 öncesinde işletme defterlerinin gerek kullanmaya başlamadan önce gerekse dönem sonlarında noter tarafından onaylanması gerekiyordu.

İşletme defterini tutarken nelere dikkat edilmelidir?

İşletme defteri tutarken giderler için fatura alınması, gelirler için fatura düzenlenmesi yani gelir ve giderlerin yasal olarak belgelendirilmesi büyük önem taşıyor. Her yıl yeniden tutulmaya başlayan işletme defterinde gider kısmının ilk satırının satın alınan mal sütununa, varsa “dönem başı mal mevcudu”nun kaydedilmesi gerekiyor. Elektrik, su, kira, personel ödemesi, sigorta gibi giderler, genel giderler kısmında kayıt altına alınırken; varsa faiz geliri, kira geliri gibi gelirler, genel gelirler sütununa işleniyor. Alınan ve satılan malların da ilgili sütunlara, vergileri de hesaplanarak uygun bir şekilde işlenmesi gerekiyor. Vadeli ya da taksitli ödeme ve alacakların, aynı peşin gerçekleşen işlemler gibi kayıt altına alınması da dikkat edilmesi gereken ayrıntılar arasında bulunuyor.