Özlük Dosyası Nedir, Nasıl Hazırlanır?

Yeni bir işe gireceğiniz zaman iş yeri sizden çeşitli belgeler ister. Bu doğrultuda iş yerinin talep ettiği nüfus cüzdanı fotokopisi, sağlık raporu, adli sicil kaydı gibi belgeler derlenerek iş yerine teslim edilir. Peki, bu belgelerin istenme amacı nedir? İşte, bu sorunun cevabını verebilmek için özlük dosyası uygulamasını bilmek gerekli. 

Özlük dosyasına bir iş yerinde her bir çalışanın işe girişinden çıkış sürecine kadar tüm gelişmelerin takip edildiği uygulama demek mümkün. Bu uygulamanın iş yeri açısından doğru bir şekilde yürütülmesi için de detaylarının bilinmesi oldukça önemli. O halde, tüm detayları ile özlük dosyası nedir, incelemeye başlayalım. 

Personel Özlük Dosyası Nedir? 

İş Kanunu’nun 75. maddesinde belirtildiği gibi “İşveren çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanında İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.” 

Kanunda yer alan bu ibareden de anlaşıldığı gibi personel özlük dosyası, bir iş yerindeki her bir çalışan için düzenlenen resmi bir dosyadır. Bu dosya içerisinde personelin sigorta işlemlerinin yapılması için gerekli belgelerin yanı sıra çalışma süresi boyunca işveren ve çalışan arasında gerçekleşen tüm işlemlere ait belgeler de yer alır. Örneğin çalışanın izin dilekçeleri, iş kazası tutanağı gibi çalışma süresince işçi ile ilgili tüm belgeler, personel özlük dosyasında kayıt altında tutulur.

Kısacası personel özlük dosyası, sadece çalışanın işe giriş anında hazırlanan bir dosya değil, çalışma süresince aktif olarak takibinin yapıldığı ve bir çalışana ait tüm gerekli belgelerin kayıt altında tutulduğu bir uygulamadır. 

Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Küçük veya büyük fark etmeksizin her iş yerinde çalışanlar için özlük dosyası hazırlamak ve işçinin iş yerinde çalıştığı süre boyunca tüm gelişmelerini takip etmek gerekir. Peki, bu takibi gerçekleştirmek için özlük dosyası nasıl hazırlanır? 

Özlük dosyası hazırlarken dikkat edilmesi gereken şey aslında format değil, içerisinde yer alan belgelerdir. Çünkü özlük dosyası formatı için kanunen bir sınır getirilmemiş, sadece dosyada yer alacak belgeler için işçinin kimlik bilgilerinin yanı sıra İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlenmek zorunda olunan her türlü belge olarak belirtilmiştir. Buna göre özlük dosyası hazırlarken dosyanın formatı veya düzenine değil, içerisinde yer alan belgelerin eksiksiz olmasına dikkat edilmelidir. Belgeler eksiksiz olduğu müddetçe şirketler, istediği formatta personel özlük dosyası tutabilir. 

Ancak personel özlük dosyası hazırlama sürecinde belirli bir format olmasa da iş yerinde karışıklık olmaması açısından bir düzen halinde belgelerin toplanmasında fayda vardır. Bunun için şu adımları izleyerek daha pratik bir şekilde özlük dosyası hazırlamanız mümkün: 

• İş yerinde yer alan her bir departman için çalışanların ad ve soyad bilgilerinin yer aldığı dosyalar oluşturabilirsiniz. 
• Her bir çalışan için gerekli olan tüm belgeler için standart bir liste oluşturarak dosyaya eklenecek belgelere yönelik bir düzen belirleyebilirsiniz. 
• Dosyada yer alacak belgelerde bir karışıklık olmaması için takip ve kontrol çizelgesi ile personel özlük dosyasının takibini yapabilirsiniz. 

Bu üç adım sayesinde şirket içerisindeki her bir çalışanın özlük dosyasını oluşturabilir ve belgelerin takibini kolaylıkla yapabilirsiniz. 

Özlük Dosyası Kim Tarafından Hazırlanır?

İş Kanunu’nda da belirtildiği gibi bir çalışan için özlük dosyası hazırlama sorumluluğu işverene aittir. Yani personellere ait belgelerin derlendiği bu dosyalar, iş yeri tarafından hazırlanmalıdır. 

Şirketlerde özlük dosyası hazırlanması ve personel bilgilerinin toplanması süreci ise genellikle insan kaynakları birimi tarafından yürütülür. 

Özlük Dosyasında Hangi Belgeler Olmalıdır?

Özlük dosyasında yer alması gereken belgelere; dosya oluşturma, iş süresi ve işten çıkış olarak bakmak gerekir. Çünkü işe giriş esnasında personelin dosyasını oluşturmak için belli başlı belgeler istenir. Ancak özlük dosyası uygulaması, sadece işe girişle alakalı olmayan, işçinin çalışma sürecinde de yapılan tüm işlemlerin kayıt altına alındığı bir uygulama olduğu için özlük dosyasında yer alması gereken belgeleri, çalışma süreci açısından da incelemekte fayda var. 

O halde ilk olarak işe giriş esnasında bir personelin özlük dosyasını oluşturmak için genel olarak istenen belgeleri sıralayalım: 

• İş başvuru formu 
• İş sözleşmesi 
• İkametgah belgesi 
• Nüfus cüzdanı fotokopisi 
• Vesikalık fotoğraf 
• Sağlık raporu  
• Diploma fotokopisi 
• Adli sicil kaydı 
• Erkekler için askerlik durum belgesi 
• SGK işe giriş bildirgesi 

Tüm bu belgelere ek olarak İş Kanunu’nun 75. maddesinde belirtildiği gibi işveren, işçi hakkında edindiği bilgileri hukuka uygun olarak kullanmak ve işçinin çıkarı göz önünde bulundurularak gizli kalması gereken bilgileri açıklamamakla yükümlü olduğu için KVKK belgeleri de özlük dosyasına eklenebilir. 

Ayrıca personelin özel bir durumu olması halinde işveren tarafından bu belgelere ek olarak farklı belgeler de talep edilebilir. “Peki, bu belgeler nelerdir?” diyorsanız özel durumlara yönelik istenebilecek belgeleri de şu şekilde sıralayabiliriz: 

• Personelin engelli olması halinde engelli raporu 
• 18 yaşın altında çalışan bulunuyorsa ebeveyn onayı 
• Yabancı uyruklu çalışanlar için çalışma izni 
• Daha önce işten çıkarılan bir işçinin tekrar alınması halinde işe alınma daveti 
• İşin niteliğine uygun tıbbi muayene raporları 

İş Sürecinde Özlük Dosyasına Hangi Belgeler Eklenir? 

Yukarıda yer alan belgeler, persone lden işe giriş anında talep edilerek özlük dosyası oluşturulur. Ancak iş sürecinde de personel ile ilgili tüm işlemlerin kayıt altında tutulması için bazı belgeler özlük dosyasına eklenir. Çalışma sürecinde personel özlük dosyasına eklenecek belgeler ise genel olarak şunlardır:

• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca işçiye verilmesi gerekli eğitim ve bilgilendirmelerin belgeleri
• İş kazası raporları 
• Hastalık izni ve iş göremezlik raporu 
• Annelik iznine dair dilekçe ve belgeler 
• Yıllık izin, ücretli izin ve ücretsiz izin için dilekçe ve belgeler
• Ücret artışı, terfi, transfer gibi durumlarla ilgili yazılar 
• Uyarı ve disiplin cezaları 
• Demirbaş malzeme teslim belgesi 
• Fazla mesai ve tatil süresince yapılan mesai için belgeler 
• Ücret hesap pusulası ve maaş bordrosu 

Çalışma sürecinde eklenen belgelerde dikkat edilmesi gereken; personel ile ilgili izin, uyarı, terfi, mesai gibi tüm durumların yazılı bir şekilde tutulması ve özlük dosyasına eklenmesidir. Çünkü işveren ve çalışan arasında bir anlaşmazlık olması halinde personelin çalışma sürecinde gerçekleştirdiği tüm işlemler, bu belgeler sayesinde incelenebilir. Bu nedenle her türlü işlem için yazılı beyan yapılması ve bu yazılı beyanda hem işverenin hem de işçinin onayının alınması oldukça önemli. 

İşten Ayrılma Durumunda Özlük Dosyasına Hangi Belgeler Eklenir?

Çalışan işten ayrılırsa bu çalışanın iş yeri ile bağlantısının kalmadığını göstermenin yolu da özlük dosyası uygulamasından geçer. Bu nedenle bir personel işten ayrılırken de çeşitli belgelerin özlük dosyasına eklenmesi gerekir. Bu belgeler ise şu şekildedir:  

• İstifa dilekçesi 
• Çalışma belgesi 
• Fesih bildirimi 
• Haklı fesih olması halinde durumu kanıtlayan belgeler 
• SGK işten ayrılış bildirgesi 
• İbraname 
• Kıdem ve ihbar tazminatına ait bordrolar 

Özlük Dosyası Tutulmazsa Ne Olur?

İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca işverenler, her personeli için özlük dosyası tutmak ve istendiği zaman ilgili mercilere bu dosyayı sunmak zorundadır. İşverenin özlük dosyası tutmadığı tespit edilirse İş Kanunu’nun 104. maddesinde belirtildiği gibi özlük dosyası tutmayan işverenlere idari para cezası uygulanır. 

Bir işverenin her bir çalışanı için özlük dosyası tutması hem para cezası ile karşılaşmamak hem de personel takibini gerçekleştirmek açısından oldukça önemli. Bu nedenle personeller için özlük dosyası oluşturmakta ve gerekli belgelerin eksiksiz bir şekilde dosyada yer aldığını kontrol etmekte her zaman fayda var. 

Personel işten çıkarken de yukarıda belirttiğimiz gibi özlük dosyasına çeşitli belgeler eklenir. “Peki, bir personelin işten ayrılış sürecinde başka nelere dikkat edilmelidir?” diye merak ediyorsanız işten çıkış işlemleri hakkında daha detaylı bilgi için “Offboarding (İşten Çıkış İşlemleri) Ne Demek?” yazımızı okuyabilirsiniz.